Tietosuoja ja rekisteriseloste
2024
Tietosuojaseloste & rekisteriseloste
Yhdistys: Pohjois-Savon Kylät ry, Isoharjantie 6, 71800 Siilinjärvi
Yhteystiedot: Isoharjantie 6, 71800 Siilinjärvi
Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja/kyläasiamies Sari Vainikainen, 045 179 1070, sari.vainikainen(at)pohjois-savonkylat.fi tai toimisto(at)pohjois-savonkylat.fi
YHDISTYKSEN HENKILÖREKISTERIT:
JÄSENREKISTERI
Ylläpidetään yhdistyslain velvoitteiden täyttämistä ja yhteydenpitoa, sekä jäsenmaksujen hoitoa varten.
Jäsenrekisteriin kerättävät tiedot: Jäsenen nimi (henkilö- tai yhdistysjäsen), kotipaikka, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä yhdistysten osalta kotisivun, Facebook- sivun ja /tai ryhmän tiedot. Yhdistysjäsenen osalta kerätään puheenjohtajan, sihteerin tai vastaavien yhdistyksen toimihenkilöiden yhteystiedot.
Käyttö: Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
Henkilötietojen keräämisen lainmukaiset edellytykset: lakisääteinen velvoite: pidämme yhdistyslain mukaista luetteloa yhdistyksen jäsenistä ja liittymällä jäseneksi henkilö antaa suostumuksensa tietojen lisäämisestä rekisteriin.
----------------------------------------------------------------------------------
HALLITUKSEN JÄSENTEN YHTEYSTIETOREKISTERI
Hallituksen jäsenten yhteystietorekisteriä ylläpidetään yhdistyksen toiminnan hoitoa varten.
Hallituksen jäsenten yhteystiedot; jäsenen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tarvittaessa henkilötunnus ja pankkiyhteystiedot matkojen ja palkkioiden maksua varten.
Henkilötietojen lainmukaiset edellytykset:
Suostumus: Hallituksen jäsen antaa suostumuksensa henkilötietojen käyttöön, ottaessaan vastaan hallituspaikan.
----------------------------------------------------------------------------------
KYLÄREKISTERI
Pohjois-Savon Kylät ry tehtävänä on kylätoiminnan kehittäminen. Rekisteriä käytetään yhteydenpitoon ja tiedottamiseen jäsenille ja muille yhteistyökumppaneille. Kyläturvallisuusyhteyshenkilön tiedot luovutetaan myös Pohjois-Savon pelastuslaitoksen käyttöön kyläturvallisuusviestinnän edistämiseksi. Tietoja ei käytetä ilman suostumusta muuhun kuin kylien turvallisuusasioiden edistämiseen eikä luovuteta ulkopuolisille. Suora yhteystieto edistää pelastusviranomaisen ja kylien viestintää esimerkiksi häiriö- ja poikkeustilanteissa.
Kylärekisteri: Yhdistyksen/organisaation nimi, yhteyshenkilön (puheenjohtaja, sihteeri, kyläturvallisuusyhteyshenkilö, tai muu yhteyshenkilö) nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä yhdistysten osalta kotisivu, Facebook sivun tai ryhmän tiedot.
Käyttö: Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Kylärekisterin kautta saatavat seuraavat tiedot linkitetään www.pohjois-savonkylat.fi sivustolla: yhdistysten osalta kotisivu, Facebook sivun tai ryhmän tiedot.
Henkilötietojen lainmukaiset edellytykset:
Suostumus: Kerätään oman toiminnan yhteydessä osallistujalistalla, jossa henkilö antaa suostumuksensa tietojensa käsittelyyn, sekä nettisivuilla olevalla yhteystietojen päivityslomakkeella, jonka yhteydessä tietosuojalomake on nähtävillä. Tarvittaessa laitetaan postitse tietolomakkeita paikallisille kylätoimijoille tai toimijat voivat ilmoittaa tiedot Pohjois-Savon Kylät Ry:lle sähköpostitse. Muiden organisaatioiden ja mm. kuntien yhteystietoja voidaan kerätä esim. nettisivuilta.
----------------------------------------------------------------------------------KYLÄTALOREKISTERI
Pohjois-Savon Kylät ry tehtävänä on kylätoiminnan kehittäminen ja edistäminen. Kylätalorekisterillä markkinoidaan kylien yhteisiä tiloja www.pohjois-savonkylat.fi sivustolla.
Kylätalorekisteri: Kylätalon / kylätilan nimi, osoite, kunta, varustelutaso ja yleiskuvaus. Taloa ylläpitävä yhteisö sekä keneltä vuokraamista voi tiedustella ja yhteystiedot. Kuva tilasta. Tarvittaessa erillinen esite sekä voiko tila toimia majoitustilana.
Käyttö: Kylätalojen esittelyyn ja markkinointiin https://www.pohjois-savonkylat.fi/kylatalot-pohjois-savossa/ sivustolla. Sivusto on julkinen ja kaikkien saatavilla.
Henkilötietojen lainmukaiset edellytykset:
Suostumus: Kylätaloa ylläpitävä yhteisö ilmoittaa tiedot ja luovuttaa tiedot ja kuvat Pohjois-Savon Kylät ry:n käyttöön. Ylläpitävä yhteisö antaa itse suostumuksen tietojen käyttämiseen. Kylätalon tiedot luovutetaan myös Pohjois-Savon pelastuslaitoksen käyttöön. Kylätalojen sijainti ja varustelu ovat tärkeitä tietoja pelastuslaitokselle mahdollisissa evakuointitilanteissa ja / tai valmiuskeskuksen perustamista varten.
----------------------------------------------------------------------------------
SÄHKÖPOSTILISTAT / SÄHKÖISET UUTISKIRJEET
Pohjois-Savon Kylät ry:n tehtävänä on kylätoiminnan kehittäminen. Rekisteriä käytetään yhteydenpitoon ja tiedottamiseen jäsenille, kyläläisille ja muille yhteistyökumppaneille. Kerätään nimi sekä sähköpostiosoite ja taustataho/organisaatio.
Sähköpostilista / sähköiset uutiskirjeet: Yhdistyksen/organisaation nimi, tarvittaessa yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite.
Henkilötietojen lainmukaiset edellytykset:
Suostumus: Kerätään oman toiminnan yhteydessä osallistujalistalla, jossa henkilö antaa suostumuksensa tietojensa käsittelyyn, sekä nettisivuilla olevalla yhteystietojen keräyslomakkeella, jonka yhteydessä tietosuojalomake on nähtävillä. Peruste henkilön oma suostumus.
----------------------------------------------------------------------------------
OSALLISTUJALISTAT Osallistujalistaa käytetään tapahtuman, virkistyspäivän, retken tai vastaavan yhteydenpitoon ja tiedottamiseen. Peruste suostumus.
Osallistujalistaan kerättävät tiedot: Ilmoittautuneen / osallistujan nimi, ikä (tarvittaessa), organisaation / taustataho (tarvittaessa), osoite ja postinumero, sähköpostiosoite tai puhelinnumero sekä mahdolliset ruoka-aineallergiat (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys).
----------------------------------------------------------------------------------
Henkilötietojen luovutus
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ellei se ole välttämätöntä asian hoitamisen kannalta (esimerkiksi osallistujalistan luovuttaminen koulutusten muille järjestäjille). Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Tarvittaessa tietoja voidaan luovuttaa tartuntatautilain nojalla terveydenhoitoviranomaisille esim. tilaisuuksissa tai tapahtumissa tarvittavan tartuntaketjun jäljittämiseen tai altistuneiden tavoittamiseksi.
Henkilötietojen säilytys
Jäsenrekisterin henkilötiedot säilytetään rekisterissä jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tiedot poistetaan rekisteristä.
Hallituksen jäsenen yhteystiedot säilytetään hallituskauden ajan. Hallituksen jäsenen tiedot poistetaan hänen jättäessään tehtävät hallituksessa.
Yhteystietorekisterien ja sähköpostilistojen tiedot säilytetään niin kauan, kuin yhteistyö sitä vaatii. Vanhentuneet tiedot poistetaan heti.
Osallistujalistat hävitetään, kun yhteydenpito ei ole enää tarpeen tilaisuuteen tai aiheeseen liittyen.
Tietosuojasuunnitelma:
Yhdistyksessä tietoja käsittelevät työhönsä liittyen kyläasiamies ja työsuhteessa olevat työntekijät, sekä tarvittaessa puheenjohtaja ja hallitus. Kyläasiamies vastaa rekisterien ajantasaisuudesta päivittämällä yhteystietoja. Yhteystietojen oikeellisuudesta ovat vastuussa myös rekisteröidyt henkilöt, joiden tehtävä on ilmoittaa tietojen muutoksista.
Sähköiset rekisterit on suojattu tietokoneen salasanalla ja manuaaliset rekisterit säilytetään lukitussa toimistossa.
Rekisterin käyttäjän velvollisuudet:
Rekisterin käyttäjillä on vaitiolovelvollisuus. Henkilö, joka henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan on saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta, ei saa sivulliselle ilmaista näin saamiaan tietoja.
Pohjois-Savon Kylät Ry ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista välittömästi henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa.
Rekisteröidyn oikeudet:
- oikeus nähdä omat tiedot
- vaatia virheellisten tietojen oikaisua
- peruuttaa suostumuksensa tai vaatia omien tietojensa poistamista
- vaatia henkilötietojensa käytön rajoittamista.
Nämä toimenpiteet suoritetaan ottamalla yhteyttä Pohjois-Savon Kylät ry:n kyläasiamieheen sähköpostilla merja.kaija@pohjois-savonkylat.fi. Tiedon korjaamista voi käydä vaatimassa myös yhdistyksen toimistolla osoitteessa: Isoharjantie 6, 71800 Siilinjärvi (Innocum S1 rakennus 1 krs). Puhelimitse tietoja ei korjata mahdollisten väärinkäytösten välttämiseksi.
Oikeus tulla unohdetuksi:
Kullakin on oikeus halutessaan pyytää poistamaan kaikki häntä koskevat tiedot rekisteristä, ottamalla yhteyttä yhdistyksen kyläasiamieheen, lukuun ottamatta jäsenrekisterin pakollisia tietoja.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.